Interview Fitz Ellerbe, NC&E

Frederik Kraus: Sie arbeiten schon seit einiger Zeit mit Hilti-Lösungen, sind langjähriger Fieldwire-Kunde und haben auch ON!Track genutzt. Können Sie mir Ihren Weg in die Digitalisierung schildern und erklären, wie dieser dazu geführt hat, dass Sie Hilti CrewCenter für das Personal- und Arbeitskräfte-Management ausprobiert haben?
Fitz Ellerbe: Fieldwire hat sich bei uns sofort ausgezahlt. Damit sind wir von Papierzeichnungen auf digitale Pläne umgestiegen, was ein großer Fortschritt war. Mittlerweile nutzen alle unsere Vorarbeiter iPads, um Zeichnungen digital zu bearbeiten, und allein diese Veränderung hat unsere Arbeitsweise verbessert. Angesichts dieser Erfahrung habe ich sofort zugesagt, als sich die Gelegenheit für CrewCenter ergab. Wir hatten bereits sehr gute Erfahrungen mit Hilti gemacht und vertrauten daher darauf, dass CrewCenter ein solides Produkt sein würde.

Frederik Kraus: Wie haben Sie vor der Einführung von CrewCenter die Zeiterfassung verwaltet, und vor welchen Herausforderungen standen Sie dabei?
Fitz Ellerbe: Unser Prozess war größtenteils papierbasiert und wurde durch Tabellenkalkulationen unterstützt. Die Vorarbeiter füllten Papier-Stundenzettel oder Excel-Dateien aus und reichten diese am Ende der Woche ein. Im Büro musste Summer – die für die Lohnabrechnung zuständig ist – alles einsammeln und die Daten manuell zusammenstellen. Oft mussten wir fehlende Stundenzettel nachfordern oder unleserliche Einträge klären. Es war jede Woche sehr aufwendig, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu ordnen und zu korrigieren, und manchmal verzögerte sich dadurch die Gehaltsabrechnung.

Frederik Kraus: Wie viel Zeit hat es Ihrer Meinung nach pro Woche in Anspruch genommen, alle Stundenzettel zu sortieren?
Fitz Ellerbe: Das waren locker bis zu einem halben Tag pro Woche. Summer verbrachte Stunden damit, die Stundenzettel zu überprüfen und die Daten für die Gehaltsabrechnung einzugeben. Allein das Überprüfen und Verarbeiten der Arbeitszeiten war praktisch ein Teilzeitjob. Wenn jemand vergessen hatte, einen Stundenzettel abzugeben, oder wenn die Zahlen nicht stimmten, bedeutete das noch mehr Zeitverlust und Stress für sie.

Frederik Kraus: Und was hat sich nach der Einführung von CrewCenter geändert? Welche Unterschiede haben Sie festgestellt?
Fitz Ellerbe: Der Unterschied ist wie Tag und Nacht. Die Zeiterfassung erfolgt nun digital direkt an der Quelle. Die Teams stempeln über CrewCenter auf ihren Smartphones ein und aus, oder ihre Vorarbeiter erfassen ihre Stunden täglich in der App. Am Ende der Woche sind alle diese Daten bereits im System. Kein Herumjagen nach Papierkram mehr. Was früher jede Woche vier oder mehr Stunden in Anspruch nahm, lässt sich nun in nur wenigen Minuten überprüfen und für die Lohnabrechnung exportieren. Wir öffnen buchstäblich CrewCenter, überprüfen die Arbeitszeiten, und alles fließt direkt in die Lohnabrechnung ein. Das ist unglaublich effizient.

Frederik Kraus: Wie sieht es jetzt mit der Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten aus?
Fitz Ellerbe: Sie sind wesentlich zuverlässiger. Wir haben es nicht mehr mit handschriftlichen oder doppelt erfassten Daten zu tun, sodass die Fehleranfälligkeit deutlich geringer ist. CrewCenter stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen – wer wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat – einheitlich erfasst werden. Wir können Unstimmigkeiten sofort erkennen, da die Daten in Echtzeit sichtbar sind. Insgesamt haben wir seit der Umstellung auf CrewCenter weniger Fehler oder fehlende Einträge festgestellt. Die Datenqualität ist einfach besser, und wir können uns darauf verlassen.

Frederik Kraus: Wie hat Ihr Team vor Ort auf CrewCenter reagiert? War die Umstellung für die Mitarbeiter einfach, nachdem sie zuvor mit papierbasierten Prozessen gearbeitet hatten?
Fitz Ellerbe: Es lief ziemlich reibungslos. Viele unserer Vorarbeiter waren bereits mit Fieldwire auf ihren Tablets vertraut, sodass die Einführung von CrewCenter kein großer Sprung war. Wir haben allen eine kurze Schulung gegeben, wie man die App nutzt, wie man sich einloggt, die Arbeitszeit für sein Team erfasst und so weiter. Die App ist unkompliziert, und sie haben den Dreh schnell rausbekommen. Ich glaube, die meisten waren erleichtert, denn am Ende der Woche haben sie weniger Papierkram. Jetzt können sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren und die Arbeitszeiten unterwegs erfassen, anstatt sich später hinsetzen zu müssen, um Formulare auszufüllen.

Frederik Kraus: Und zurück im Büro, war Summer mit der Umstellung zufrieden?
Fitz Ellerbe: Auf jeden Fall, sie ist begeistert. Was für sie früher eine große wöchentliche lästige Pflicht war, läuft jetzt im Grunde automatisch ab. Sie verbringt vielleicht noch ein paar Minuten damit, den CrewCenter-Bericht noch einmal zu überprüfen, aber das war’s auch schon. Sie ist wirklich froh, diesen halben Tag zurückzugewinnen, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Frederik Kraus: Wie war die Zusammenarbeit mit dem Hilti-Team bei CrewCenter? Hat die Tatsache, dass Hilti hinter dem Produkt steht, Ihre Erwartungen beeinflusst?
Fitz Ellerbe: Die Zusammenarbeit mit Hilti war hervorragend. Einer der großen Vorteile einer Hilti-Lösung ist das Team, das dahinter steht. Wir haben direkten persönlichen Kontakt zu den Leuten, die CrewCenter entwickelt haben nicht nur zu einer allgemeinen Support-Hotline. Wenn wir Fragen haben oder Hilfe benötigen, ist die Antwort schnell und persönlich. Das ist mir tatsächlich besonders gut gefallen: Der Service und Support übertreffen unsere Erwartungen bei weitem, und das gibt uns viel Vertrauen. Wir kannten Hilti bereits aus früheren Projekten als Partner, daher war die Tatsache, dass hinter CrewCenter diese starke Marke und dieses Support-Netzwerk stehen, ein entscheidender Faktor für unsere Zusage. Es ist ein ganz anderes Gefühl als bei einem kleinen Softwareanbieter, denn bei Hilti wissen wir, dass sie hinter dem Produkt stehen und dafür sorgen, dass es für uns funktioniert.

Frederik Kraus: Ich weiß, dass Sie schon früh Feedback gegeben haben. Wie ist das Team mit Ihren Vorschlägen und Verbesserungswünschen umgegangen?
Fitz Ellerbe: Ich schätze es sehr, wie aufgeschlossen und reaktionsschnell das Hilti-Team war. Vom ersten Tag an sagten sie uns: „Sagt uns, was ihr braucht“, und das meinten sie auch so. Ich hatte zum Beispiel ein paar Vorschläge: Ich wollte eine einfachere Möglichkeit, im Genehmigungsbildschirm nur noch nicht genehmigte Stundenzettel zu filtern und anzuzeigen, damit ich ausstehende Zeiteinträge schnell bearbeiten kann. Das Hilti-Team hat diese Ideen ernst genommen. Sie haben sehr schnell reagiert; ich glaube, ein Vorschlag wurde tatsächlich schon kurz nach meiner Rückmeldung umgesetzt. Diese schnelle Reaktion auf Anfragen ist beeindruckend und unterstreicht die Partnerschaft wirklich. Es fühlt sich an, als würden wir das Produkt mitgestalten, was großartig ist.

Frederik Kraus: Lassen Sie uns einmal einen Schritt zurücktreten: Was war insgesamt der größte Vorteil, den NC&E durch den Einsatz von CrewCenter erzielt hat?
Fitz Ellerbe: Wenn ich mich für einen Punkt entscheiden müsste, würde ich ohne Zweifel „Effizienz“ sagen. Wir haben enorm viel Zeit bei der Verwaltung eingespart. Anstatt Stunden mit der manuellen Dateneingabe und Nachverfolgung zu verbringen, steht diese Zeit nun für produktivere Arbeit an den Projekten zur Verfügung. Und es geht nicht nur um Zeitersparnis, sondern auch um Sicherheit. Wir wissen, dass die Zeitdaten präzise und aktuell erfasst werden, was bedeutet, dass die Lohnabrechnung jede Woche reibungslos abläuft. Wir müssen nicht in letzter Minute hektisch nacharbeiten oder alles doppelt überprüfen. Die Kombination aus Zeitersparnis und Vertrauen in die Daten hat alles verändert.

Frederik Kraus: Zum Schluss noch: Was würdest du einem anderen Bauunternehmer, der seine Abläufe noch manuell erledigt, zum Umstieg auf eine digitale Lösung wie CrewCenter raten?
Fitz Ellerbe: Ich würde ihm sagen: Zögere nicht. Wenn du für die Zeiterfassung immer noch Papier oder Tabellenkalkulationen verwendest, verbringst du mehr Zeit als nötig und hast unnötigen Ärger. Der Umstieg auf CrewCenter war für uns eine enorme Verbesserung. Es hat uns Zeit gespart, Fehler reduziert und allen das Leben erleichtert von den Teams vor Ort bis hin zu den Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung im Büro. Kurz gesagt: So können Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren, anstatt sich mit Papierkram herumzuschlagen. Aufgrund unserer Erfahrungen kann ich es wärmstens empfehlen.

Frederik Kraus: Ein toller Tipp. Vielen Dank, Fitz, dass du deine Erfahrungen mit uns geteilt hast. Es war wirklich aufschlussreich zu hören, wie gut CrewCenter bei euch funktioniert.
Fitz Ellerbe: Danke. Gerne wir sind sehr zufrieden damit, wie sich die Dinge entwickeln.