Wilhelm Hubele sieht die Stunden, sobald sie erfasst sind

Als die Lohnabrechnung neu organisiert werden musste

Die Wilhelm Hubele GmbH aus Ludwigsburg besteht seit über 180 Jahren. Das Unternehmen ist im Straßen-, Tief- und Erdbau sowie im Abbruch tätig. Rund 60 Mitarbeitende sind dafür im Einsatz, teilweise auf zwei oder drei Bauvorhaben an einem Tag.

Die Arbeitsstunden wurden lange auf Papier erfasst. Die Mitarbeitenden reichten ihre Stundenzettel täglich beim Bauleiter ein, der sie prüfte und an die Lohnbuchhaltung weiterleitete. Dort wurden die Angaben von Hand in das Lohnprogramm übertragen.

Als die interne Lohnabrechnung kurzfristig neu organisiert werden musste, war eine schnelle Lösung gefragt. Der Kontakt zu CrewCenter entstand über Hilti: Im Betrieb waren bereits zahlreiche Hilti-Geräte im Einsatz, darunter Bohrmaschinen.

Im Mai 2025 begann die Zusammenarbeit. Nach einer gemeinsamen Besprechung entschieden sich die Bauleiter und Geschäftsführer Herr Jenner für eine Testphase. Auf eine Einführung durch Hilti vor Ort folgte im September 2025 der offizielle Einsatz von CrewCenter.

Das Produkt befand sich damals noch in einer frühen Entwicklungsphase. Die Bauleiter und Frau Kovac begleiteten den Test von Anfang an und brachten ihre Erfahrungen aus der Praxis ein. Daraus gingen mehrere Anpassungen hervor, die Hilti inzwischen umgesetzt hat.

Nach anfänglicher Skepsis wurde die Zeiterfassung zur Routine

Die größte Herausforderung war, die Mitarbeitenden für die Umstellung zu gewinnen. Wer jahrelang mit Stundenzetteln gearbeitet hatte, musste sich zunächst an den neuen Ablauf gewöhnen. „Man muss mit der Zeit gehen, und mit den Vorschriften sowieso“, sagt Frau Kovac.

Anfangs kamen die Kollegen regelmäßig mit Fragen ins Büro. Unterstützung erhielten sie von den Bauleitern und den Mitarbeitenden im Büro, je nachdem, wer gerade Zeit hatte.

Die tägliche Bedienung war schnell erklärt: „Baustelle auswählen, einloggen, Pausen eingeben, ausloggen, fertig. Das war’s.“

Mehr Aufwand erforderte die erstmalige Einrichtung des Systems, da zu Beginn noch keine Daten hinterlegt waren. Mitarbeiterdaten, Projekte, verschiedene Arbeitszeitmodelle und betriebsspezifische Zeitarten, etwa für Lkw, mussten zunächst angelegt werden. Hinzu kam die Schlechtwetterzeit während der Umstellung. Auch Urlaub, Krankheit, Berufsschule, Schulungen, Schlechtwetter und weitere Abwesenheiten mussten im System abgebildet werden.

Dabei stand das Unternehmen in engem Austausch mit Hilti. „Wir hatten in dieser Zeit sehr viel Kontakt mit Hilti, weil wir viele Rückfragen hatten. Und es hat uns gut geholfen.“

Nach zwei bis drei Monaten war die digitale Zeiterfassung im Arbeitsalltag angekommen. „Den Leuten flutscht es jetzt aus der Hand. Das ist schon normal für die.“

Zeiten prüfen, freigeben und ans Lohnbüro übergeben

Heute prüfen die Bauleiter die erfassten Zeiten spätestens am Montag, geben sie frei und schließen sie ab. Frau Kovac sieht zusätzlich täglich ins System, damit sie bei Bedarf zeitnah Korrekturen vornehmen kann.

Krankmeldungen, Urlaub und die Berufsschultage der Auszubildenden trägt sie frühzeitig ein. So haben alle Bauleiter rechtzeitig Einblick in die geplanten und gemeldeten Abwesenheiten. Aus den freigegebenen Daten erstellt Frau Kovac anschließend die Datei für das externe Lohnbüro.

Auch ein Verbesserungsvorschlag von ihr ist inzwischen umgesetzt: Da Mitarbeitende an einem Tag auf mehreren Baustellen arbeiten, reichte eine Freigabe für den gesamten Tag nicht aus. Frau Kovac wünschte sich deshalb die Möglichkeit, Zeiten für jedes Bauvorhaben einzeln freizugeben. Seit Kurzem steht diese Funktion allen Kunden zur Verfügung. Ihre Reaktion: „Ja, super, endlich.“

Entscheidend ist, ob die Lösung zum Betrieb passt

Früher konnte die Bearbeitung erst beginnen, wenn der Stundenzettel vorlag. „Papier kann verloren gehen“, sagt Frau Kovac. Heute sind die Arbeitsstunden abrufbar, sobald sie erfasst wurden. Das Büro kann sie direkt prüfen und bei Bedarf reagieren.

Ob sie CrewCenter einem ähnlichen Betrieb empfehlen würde, macht Frau Kovac vor allem an dessen Abläufen fest: „Ich würde als Erstes fragen: Passt es zu Ihrer Firma? Und wenn es zu dem Unternehmen passt, würde ich es auf jeden Fall hundertprozentig empfehlen.“